Outsourcing com a clau de l’èxit

outsourcing-300x156La crisis a la que estan sotmeses les economies del països desenvolupats, ha obligat a les empreses a la recerca de solucions imaginatives que permetin assolir els seus objectius. Els recursos són cada vegada més limitats i cal centrar tot l’esforç en desenvolupar els avantatges competitius, centrar-se en les activitats estratègiques. És just en aquest punt on l’externalització, també anomenada outsourcing cobra protagonisme.

A grans trets, podem definir l’externalització com la subcontractació de serveis externs. Dit d’una altra manera, consisteix a delegar a una altra empresa, processos o accions que no formen part de la activitat principal de l’empresa, tot el que no siguin activitats estratègics. Es aquí on arriba el primer problema, que és una activitat o procés estratègic?. Des de un punt de vista estricte, estratègic és el que genera un avantatge competitiu decisiu, el tret diferencial que ens permet ser la opció escollida pels nostres clients, el que anomenem “order winners”, literalment de l’anglès el que es capaç de guanyar comandes. Una activitat o procés com aquest no ha de ser mai externalitzat. En canvi, les activitats anomenades “core” o centrals si que poden ser-ho. En aquest sentit sempre poso l’exemple d’una entitat bancaria, la informàtica, IT, és una activitat central però no és forçosament estratègica, per tant, pot ser externalitzable. Com podeu veure hi ha una gran subjectivitat en la decisió del que és o no és estratègic, i per tant, del que és pot externalitzar, depèn del tipus d’empresa, si és familiar o multinacional, de l’origen de la mateixa, si és japonesa, americana o europea, de la situació en la que estigui, amb l’aigua al coll o amb bona situació econòmica, en fi, no hi ha cap regla prefixada.

Tot i que penso que en els temps que corren, quan més externalitzem millor, ja que ens dóna flexibilitat i capacitat de reacció envers d’un mercat inestable, el que no faré mai es discutir amb una empresa o empresari sobre perquè no externalitza un procés, ja que segurament podem arribar al mateix objectiu per diferents camins, i en aquest sentit, la cultura empresarial condiciona moltes vegades aquestes decisions. Una empresa no pot anar contra la seva cultura, en tot cas, ha d’intentar canviar-la a poc a poc, però no anar-hi en contra en decisions tan importants com aquesta.

Tornant al concepte de outsourcing, assignar tasques a especialistes aliens, permet a les empreses reduir costos (d’infraestructura, personal, etc.), i al mateix temps, mantenir el focus en la funció i activitat principal del negoci, tot millorant la productivitat i la competitivitat.

Una bona anàlisi dels objectius del negoci és imprescindible per a una externalització reeixida. I després d’aquest anàlisi, serà necessària una valoració i classificació objectiva de tots els processos i prioritats de la companyia per ordre d’importància.

Un cop identificades les tasques a externalitzar, estudiats els proveïdors, definits els objectius de l’empresa amb el proveïdor, és molt important que el servei contractat sigui de total confiança, tenint sempre en compte que l’empresa ha de controlar els processos externalitzats via indicadors de gestió. En el següent diagrama podem veure com cal plantejar-ho en funció de si l’activitat o procés a externalitzar siguin auxiliars o de valor afegit.

ESP-cuadro-1024x265

Segons Peter Drucker, i per reblar el clau, Les empreses només tenen dos activitats estratègiques; innovació i màrqueting, la resta es pot subcontractar.  Val a dir que últimament i gràcies a les col·laboracions amb centres tecnològics, fins i tot la innovació s’externalitza.

Alguns aspectes clau per a l’èxit de l’externalització

  • Comunicació. Feedback
    Per a una externalització (i relació, ja sigui social, laboral o econòmica) reeixida, una de les claus més importants, si no la que més, és la comunicació bidireccional fluïda i contínua entre l’empresa i el proveï
  • Confiança
    Aquest és un altre aspecte bàsic en qualsevol relació. Abans de començar a treballar amb un proveïdor, analitza-ho molt bé, de manera que quan la relació comenci existeixi la confiança necessà En aquest sentit, la cultura de les dues empreses, la que externalitza i la externalitzadora han de ser properes, almenys no han de ser incompatibles, aquest aspecte és molt important.
  • Coordinació
    Establir terminis i programar totes les activitats d’inici a fi fins arribar a l’objectiu és fonamental. Tot procés d’externalització té una fase d’arrancada que és crítica, que cal planificar amb eines de gestió de projecte, per assolir el objectius de cost, temps i abast establerts inicialment.
  • Visó de futur i creixement
    Externalitzar per externalitzar no té Aquest pas en una empresa s’ha de donar amb la convicció que no només suposarà una reducció en costos, sinó que permetrà també una major productivitat i competitivitat a la companyia. Abans d’externalitzar han d’estar molt clars els beneficis que s’esperen.

Com a recomanació pràctica us diria que comenceu per externalitzar activitats simples, que no suposin problemes des gestió interna complexes de resoldre, ja que l’externalització és com una tanca d’oli, si funcionen bé les primeres activitats continuem, sinó, es talla en sec i perdem els enormes avantatges que ens ofereix.

Sobre la filosofia Lean

la-filosofia-lean
La filosofia Lean té els seus inicis a la dècada dels 80, quan un grup d’experts va descriure el concepte després de comparar els processos de producció de General Motors (GM) amb el Sistema de Producció de Toyota. La conclusió a què es va arribar és que es poden optimitzar processos suprimint tot el que no genera valor, reduint els temps totals de lliurament i buscant l’automatització de les activitats involucrades en aquests processos.

Al principi, les eines Lean van ser dissenyades amb l’objectiu de fer més eficients els processos productius. No obstant això, no van trigar a convertir-se en part de les estratègies de millora contínua de la indústria logística i dels serveis. Lean és avui en dia un sistema de treball que permet agilitzar i flexibilitzar els processos de treball a través de l’eliminació de pràctiques que generen “deixalles”, tot eliminant ineficiències, els anomenats “mudes”.

Sobre l’aportació que suposa la implementació d’eines Lean als processos logístics, “les operacions logístiques poden arribar a generar entre el 10% i 40% del cost del producte i més del 50% d’aquest cost està constituït per activitats que no afegeixen valor. Així, el denominat Lean Logístic assegura processos àgils reduint considerablement la variació “. En logística i en operacions en general, la variabilitat és quelcom que cal evitar sempre en els nostres processos.

Les eines Lean, entre elles, els mapes de valor, permeten conèixer a fons els processos logístics, aconseguint crear processos orientats al client, reduint tot el que no aporta valor, generant fluxos d’informació i coneixement fiables al llarg de tota la cadena de subministrament. Entre els resultats que permet obtenir destaca la reducció dels temps de lliurament, la reducció i l’augment en la rotació d’inventaris, una notable reducció dels costos de mala qualitat causats per la gestió de materials, etc.

 

Cada cop apareixen més sovint expressions com ‘takt time’ (expressió que combina la paraula alemanya takt, que significa ritme, i la paraula anglesa time, temps), que es pot definir com la cadència a la qual un producte ha de ser fabricat per satisfer la demanda del client. Serà aquesta cadència o ritme de compra el que actuï sincronitzant totes les activitats, des de la producció fins al lliurament del producte. Les cadenes de subministrament són cada vegada més “pull” (podem traduir-ho per estirar)  i menys “push” (podem traduir-ho per empènyer), tenim menys estocs, idealment només produïm un producte i el fem moure per tota la cadena de subministrament quan tenim la comanda del nostre client, es el client qui estira de tota la cadena, passem del “push” al “pull”. No són les empreses les que empenyen (push) el seus productes al mercat per tota la cadena de submistrament, sinó que són els compradors qui estiren (pull) els mateixos.

Degut a aquest canvi de paradigma, un dels aspectes més importants de les operacions actuals i de la filosofia Lean en particular, és tenir accés a informació que parteixi des de la demanda real del client final,  que sigui fidedigna, i que pugui passar per totes les baules de la cadena, sense amplificacions ni reduccions, fent els ajustos adequats. El treball col·laboratiu de tota la cadena de subministrament és fonamental per evitar prediccions errònies sobre les necessitats del client en pro d’una gestió de la demanda real, cara a la planificació de la producció i a la gestió de l’entrega del producte. Per aquest motiu podem dir que actualment no competeixen productors contra productors, sinó cadenes de subministrament contra cadenes de subministrament. En aquest sentit, la coordinació entres les diferents empreses que conformen cada cadena de subministrament és fonamental per aconseguir sistemes efectius i rendibles al mateix temps.

 

Un major equilibri de tota la cadena de subministrament, la reducció dels temps d’entrega i una important millora del servei al client són alguns dels avantatges que permet la implementació d’aquest tipus de filosofia Lean a les companyies.

Finalment dir que per desenvolupar un sistema logístic realment fiable i efectiu, la formació del personal juga un paper decisiu, els empleats han de ser formats i educats de manera que coneguin a la perfecció la metodologia i les eines. Els resultats poden ser sorprenents, però depenen, en gran mesura, del grau en què s’involucrin els empleats, en aquest sentit la gestió per objectius es imprescindible. Ens cal una política integral d’objectius de tota la companyia, traduint els objectius de dalt a baix, de forma que qualsevol membre de la organització tingui un objectiu que sigui mesurable, proper, que depengui d’ell i que pugui aconseguir. No tothom a les organitzacions ha de saber que és el EBITDA  i que pot fer per millorar-lo!.
En aquest món globalitzat, on l’entorn canvia contínuament, les empreses que no apostin per preparar-se per l’excel·lència  difícilment podran competir, fins i tot sobreviure.

CTC Externalització modera la taula del sector farmacèutic en el Supply Chain Management Forum celebrat a Barcelona

forum-b (1)

El control de cada procés és clau per aconseguir l’excel•lència en la cadena logística farmacèutica.

Les noves directrius de la Unió Europea sobre distribució de medicaments han significat un gran repte per a la indústria farmacèutica, sobre això van debatre els principals professionals del sector en un panell sobre logística de medicaments, celebrat a Barcelona el passat dia 22 de maig durant el Supply Chain Management Forum.
El fòrum forma part de les taules rodones globals que organitza regularment el Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), que agrupa 9.000 professionals de 67 països.

Moderats per Ignasi Sayol, director general d’Operacions de CTC Externalització i membre executiu del CSCMP a Espanya, van participar M. Carmen Martínez, Directora Tècnica de Novaltia; Carlos Clemente, Gerent de Disalfarm S.A.; Pere J. Vandellòs, Gerent de Inprous Logistics; i Marc Morral, director de Supply Chain de Grup Ferrer.

Els participants van comentar les seves respectives experiències a l’hora d’aplicar les noves GDPs (Good Distribution Practices) que introdueixen nous requeriments tècnics. En les seves intervencions van parlar amb calma sobre els reptes derivats de gestionar un gran nombre de referències i formats. També es van aturar en la importància crítica del control en cadascun dels passos del procés de fabricació de medicaments, des de la gestió de matèries primeres a la distribució fins al punt de dispensació, per assegurar la qualitat i la seguretat de les medicines, així com seva distribució de manera ràpida i eficaç tant al canal farmacèutic com hospitalari.

El Supply Chain Management Forum 2014, també va comptar amb una presentació especial sobre flexibilització de les operacions de la cadena de subministrament a càrrec del Dr David Simch-Levi, professor d’Enginyeria de Sistema del Massachusetts Institute of Technology (MIT), considerat un dels més innovadors experts en gestió integral de la cadena de subministrament.
Sobre CTC

CTC Externalització forma part del Grup Stock Un, líder a Espanya en l’externalització de serveis industrials, logístics, gestió comercial i màrqueting operatiu per a la indústria, les empreses de serveis i sectors especialitzats com el farmacèutic.
CTC compta amb seus a Barcelona i Madrid, delegacions en altres 12 ciutats espanyoles i cobertura nacional, els més de 7.000 empleats del Grup donen servei a múltiples empreses en diferents sectors, entre les quals es troben diverses de l’Ibex 35.

PER A MÉS INFORMACIÓ
Judith Abelaira
judith.abelaira@conduitme.com
(+34) 652 848 606

 

Outsourcing en el sector farmacèutic: una eina per generar avantatge competitiu

sector-farmaceuticoL’outsourcing o externalització de processos de negocis és un procés imparable, que està afectant a tots els sectors de l’activitat econòmica. Una possible definició seria la següent: la realització per part d’un tercer d’aquelles activitats empresarials que no formin part de la seva activitat principal. Quan parlem d’activitat principal, ens referim a activitats estratègiques (Strategic activities), que si constitueixen una font d’avantatge competitiu principal per l’empresa, que són el nucli de l’activitat de negoci. És cert que podem ser molt precisos definint que són activitats estratégicas1, però la realitat és que cada empresa defineix de forma diferent el que creu susceptible d’externalitzar. Depèn molt de la cultura d’empresa, ja sigui multinacional o familiar, ja sigui americana, japonesa o europea. Així, trobem empreses rivals, que competeixen en un mateix sector i amb el mateix target de clients, que tenen un nivell d’externalització totalment diferent.

Són diverses les raons que porten a externalitzar un procés negoci:

  • Millorar costos (considerant l’estructura global de costos del procés)
  • Incrementar el control sobre l’activitat o el procés
  • Simplificar la gestió (centrant-nos en les nostres activitats estratègiques)
  • Variabilitzar els costos (costos variables vs fixos)
  • Millorar tecnològicament
  • Finançar les inversions
  • Flexibilitzar l’operativa (responent a les no-estacionalitat i als pics de les vendes)
  • Incrementar el nivell de servei (definint indicadors de procés)
  • Incrementar els nivells de qualitat

 

D’aquesta manera, l’outsourcing és una eina essencial per al creixement, l’especialització, el llançament de noves unitats de negoci, o l’adaptació als canvis tecnològics

Addicionalment a les raons, és important definir el nivell d’externalització que pretenc aconseguir. En aquest sentit es poden definir diferents nivells d’externalització depenent dels objectius que persegueixo. En concret, definirem 3 nivells d’outsourcing, amb les següents característiques.

  1. Externalització de nivell 1 o de baix valor afegit. És el cas en què subcontracte tasques perifèriques sense valor afegit per a l’empresa. Ens referim a activitats auxiliars com la neteja, seguretat, transport, missatgeria, etc. L’objectiu que persegueixo és simplement evitar problemes de gestió, i no involucrar-me en una activitat que no em dóna valor. En aquest cas seran contractacions puntuals, a molt curt termini, sense compromís de cap tipus.
  2. Externalització de nivell 2 o de valor afegit mitjà. És el cas en què subcontracte activitats i funcions per tal de millorar la rendibilitat de l’activitat. Buscaré una reducció del cost per unitat i un millora en el nivell de servei. Aquí ja no parlem d’activitats perifèriques, parlem de la gestió de magatzems, de programari informàtic bàsic, d’assessoria tècnica, de call-centers, etc. Buscaré un equilibri entre la durada del contracte d’externalització i el cost, amb horitzons temporals d’un o diversos anys.
  3. Externalització de nivell 3 o d’alt valor afegit. És el cas en què externalitzar processos per tal d’obtenir plena eficàcia i proporcionar un continu valor afegit per a l’empresa que subcontracta, convertint-se en una eina estratègic de diferenciació competitiva. Busco a l’empresa d’externalització a un soci industrial amb el qual generar avantatge competitiu. En aquesta cas parlem de processos com magatzems dedicats, processos industrials complets, línies de producció i / o envasat, plantes de producció dedicades, programari dedicat, etc. S’estableixen contractes de mitjana i llarga durada, amb importants inversions.

L’últim factor important a definir en l’outsourcing és on es realitza el mateix, en instal · lacions externes a l’empresa que el contracta o en les instal·lacions de la mateixa. En molts casos pot ser més efectiu que els processos es externalizen en les pròpies instal · lacions de l’empresa, sempre que aquest ben definit l’abast del procés, la propietat dels recursos productius i altres elements que han de cuidar perquè sigui una procés d’externalització real, amb substantivitat pròpia.

Oportunitats en el sector farmacèutic

El sector farmacèutic és un sector que cada vegada més competitiu, la pressió de costos i servei és cada vegada més gran. En ell, s’està començant a reproduir el mateix escenari que es va produir en altres sectors com automoció, alimentació, electrònica de consum. Sectors en els que l’externalització és una eina bàsica per resistir la pressió del mercat. El repte per als laboratoris i altres empreses del sector és gestionar els seus processos de negoci tal com es fa en aquests altres sectors esmentats i més competitius, aplicant els seus millors pràctiques operatives.

Les empreses d’externalització que treballen ja en altres sectors poden ser una eina clau per aconseguir aquest objectiu . En el nostre cas, en CTC Externalització SL , tenim ja una àmplia experiència d’externalització de processos de negoci en sectors molt competitius , de manera que estem aplicant models que funcionen en altres sectors al sector farmacèutic , en el qual ja tenim diversos clients . La nostra experiència actual en el sector farmacèutic va des externalització en les instal · lacions dels nostres clients ( projectes in – house ) , com a les nostres pròpies instal · lacions. En ambdós casos , la nostra forma d’operar és similar , apliquem un sistema de millora contínua de processos amb indicadors de gestió que ens permeten aconseguir una millora constant de les operacions . Aquesta forma d’operar ens permet un creixement continu en les operacions que gestionem , de manera que el major creixement l’obtenim en els nostres propis clients , aconseguint realitzar cada vegada més processos de negoci per a ells .

En aquest sentit, a l’orientació a la millora de processos, s’uneix nostra certificació ISO en gestió de magatzems farmacèutics i el disposar d’un personal preparat i amb experiència en el sector.

Des de la nostra forma de veure-ho, l’outsourcing serà en els propers anys una important font d’avantatge competitiu per a les empreses del sector farmacèutic que decideixin utilitzar-lo. Empreses que entenguin el potencial que té com a eina essencial per generar avantatge competitiu respecte als competidors, realitzant externalització de processos de valor afegit cada vegada més alt.