La crisis a la que están sometidas las economías de los países desarrollados ha obligado a las empresas a buscar soluciones imaginativas que permitan alcanzar sus objetivos. Los recursos son cada vez más limitados y hay que centrar todo el esfuerzo en desarrollar las ventajas competitivas, centrarse en las actividades estratégicas. Es justo en este punto donde la externalización, también llamada outsourcing, cobra protagonismo.
A grandes rasgos, podemos definir la externalización como la subcontratación de servicios externos. O dicho de otro modo, consiste en delegar a otra empresa procesos o acciones que no forman parte de la actividad principal de la empresa todo lo que no sean actividades estratégicas. Es aquídonde aparece el primer problema, ¿qué es una actividad o proceso estratégico? Desde un punto de vista estricto, estratégico es lo que genera una ventaja competitiva decisiva, el rasgo diferencial que nos permite ser la opción elegida por nuestros clientes, lo que llamamos “order winners”, literalmente del inglés lo que es capaz de ganar pedidos. Una actividad o proceso como este no debe ser nunca externalizado. En cambio, las actividades llamadas “core” o centrales sí pueden serlo. En este sentido siempre pongo el ejemplo de una entidad bancaria, la informática, IT, es una actividad central pero no es forzosamente estratégica, por tanto, puede ser externalizable.
Como puedes ver hay una gran subjetividad en la decisión de lo que es o no es estratégico. Por tanto, lo que se puede externalizar depende del tipo de empresa (si es familiar o multinacional; del origen de la misma; si es japonesa, americana o europea; de la situación en la que se encuentre…En fin, no hay ninguna regla prefijada). Aunque, pienso que en los tiempos que corren, cuanto más externalizamos, mejor, ya que nos da flexibilidad y capacidad de reacción hacia un mercado inestable. Lo que no harénunca es discutir con una empresa o empresario sobre porqué no externaliza un proceso, ya que seguramente podemos llegar al mismo objetivo por diferentes caminos; y en este sentido, la cultura empresarial, condiciona muchas veces estas decisiones. Una empresa no puede ir contra su cultura, en todo caso, debe intentar cambiarla poco a poco, pero no ir en contra en decisiones tan importantes como ésta.
Volviendo al concepto de outsourcing, asignar tareas a especialistas ajenos, permite a las empresas reducir costes (de infraestructura, personal, etc), y al mismo tiempo, mantener el foco en la función y actividad principal del negocio, mejorando la productividad y la competitividad.
Un buen análisis de los objetivos del negocio es imprescindible para una externalización exitosa. Y después de este análisis, seránecesaria una valoración y clasificación objetiva de todos los procesos y prioridades de la compañía por orden de importancia.
Una vez identificadas las tareas a externalizar, estudiados los proveedores, definidos los objetivos de la empresa con el proveedor… Es muy importante que el servicio contratado sea de total confianza, teniendo siempre en cuenta que la empresa debe controlar los procesos externalizados vía indicadores de gestión. En el siguiente diagrama podemos ver como es plantearlo en función de si la actividad o proceso a externalizar sean auxiliares o de valor añadido.
Según Peter Drucker, “las empresas sólo tienen dos actividades estratégicas, innovación y marketing; el resto se puede subcontratar “. Aunque, hay que decir que últimamente, gracias a las colaboraciones con centros tecnológicos, incluso la innovación se externaliza.
Algunos aspectos clave para el éxito de la externalización
– Comunicación. Feedback
Para una externalización (y relación, ya sea social, laboral o económica) exitosa, una de las claves más importantes —si no la que más— es la comunicación bidireccional fluida y continua entre la empresa y el proveedor.
– Confianza
Este es otro aspecto básico en cualquier relación. Antes de empezar a trabajar con un proveedor, analiza muy bien, de modo que cuando la relación comience exista la confianza necesaria. En este sentido, la cultura de las dos empresas, la que externaliza y la externalizadora, deben ser cercanas; al menos no deben ser incompatibles, este aspecto es muy importante.
– Coordinación
Establecer plazos y programar todas las actividades de inicio a fin hasta llegar al objetivo es imprescindible. Todo proceso de externalización tiene una fase de arranque que es crítica, que hay que planificar con herramientas de gestión de proyecto para alcanzar los objetivos de coste, tiempo y alcance establecidos en un inicio.
– Visón de futuro y crecimiento
Externalizar para externalizar no tiene sentido. Este paso en una empresa se debe dar con la convicción de que no sólo supondrá una reducción en costes, sino que permitirá también una mayor productividad y competitividad a la compañía. Antes de externalizar deben estar muy claros los beneficios que se esperan.
Como recomendación práctica os diría que empecéis por externalizar actividades simples, que no supongan problemas complejos de resolver desde la gestión interna; ya que la externalización es como una valla de aceite, si funcionan bien las primeras actividades continuamos, sino, se corta en seco y perdemos las enormes ventajas que nos ofrece.
