La crisis a la que estan sotmeses les economies del països desenvolupats, ha obligat a les empreses a la recerca de solucions imaginatives que permetin assolir els seus objectius. Els recursos són cada vegada més limitats i cal centrar tot l’esforç en desenvolupar els avantatges competitius, centrar-se en les activitats estratègiques. És just en aquest punt on l’externalització, també anomenada outsourcing cobra protagonisme.
A grans trets, podem definir l’externalització com la subcontractació de serveis externs. Dit d’una altra manera, consisteix a delegar a una altra empresa, processos o accions que no formen part de la activitat principal de l’empresa, tot el que no siguin activitats estratègics. Es aquí on arriba el primer problema, que és una activitat o procés estratègic?. Des de un punt de vista estricte, estratègic és el que genera un avantatge competitiu decisiu, el tret diferencial que ens permet ser la opció escollida pels nostres clients, el que anomenem “order winners”, literalment de l’anglès el que es capaç de guanyar comandes. Una activitat o procés com aquest no ha de ser mai externalitzat. En canvi, les activitats anomenades “core” o centrals si que poden ser-ho. En aquest sentit sempre poso l’exemple d’una entitat bancaria, la informàtica, IT, és una activitat central però no és forçosament estratègica, per tant, pot ser externalitzable. Com podeu veure hi ha una gran subjectivitat en la decisió del que és o no és estratègic, i per tant, del que és pot externalitzar, depèn del tipus d’empresa, si és familiar o multinacional, de l’origen de la mateixa, si és japonesa, americana o europea, de la situació en la que estigui, amb l’aigua al coll o amb bona situació econòmica, en fi, no hi ha cap regla prefixada.
Tot i que penso que en els temps que corren, quan més externalitzem millor, ja que ens dóna flexibilitat i capacitat de reacció envers d’un mercat inestable, el que no faré mai es discutir amb una empresa o empresari sobre perquè no externalitza un procés, ja que segurament podem arribar al mateix objectiu per diferents camins, i en aquest sentit, la cultura empresarial condiciona moltes vegades aquestes decisions. Una empresa no pot anar contra la seva cultura, en tot cas, ha d’intentar canviar-la a poc a poc, però no anar-hi en contra en decisions tan importants com aquesta.
Tornant al concepte de outsourcing, assignar tasques a especialistes aliens, permet a les empreses reduir costos (d’infraestructura, personal, etc.), i al mateix temps, mantenir el focus en la funció i activitat principal del negoci, tot millorant la productivitat i la competitivitat.
Una bona anàlisi dels objectius del negoci és imprescindible per a una externalització reeixida. I després d’aquest anàlisi, serà necessària una valoració i classificació objectiva de tots els processos i prioritats de la companyia per ordre d’importància.
Un cop identificades les tasques a externalitzar, estudiats els proveïdors, definits els objectius de l’empresa amb el proveïdor, és molt important que el servei contractat sigui de total confiança, tenint sempre en compte que l’empresa ha de controlar els processos externalitzats via indicadors de gestió. En el següent diagrama podem veure com cal plantejar-ho en funció de si l’activitat o procés a externalitzar siguin auxiliars o de valor afegit.
Segons Peter Drucker, i per reblar el clau, “Les empreses només tenen dos activitats estratègiques; innovació i màrqueting, la resta es pot subcontractar”. Val a dir que últimament i gràcies a les col·laboracions amb centres tecnològics, fins i tot la innovació s’externalitza.
Alguns aspectes clau per a l’èxit de l’externalització
- Comunicació. Feedback
Per a una externalització (i relació, ja sigui social, laboral o econòmica) reeixida, una de les claus més importants, si no la que més, és la comunicació bidireccional fluïda i contínua entre l’empresa i el proveï - Confiança
Aquest és un altre aspecte bàsic en qualsevol relació. Abans de començar a treballar amb un proveïdor, analitza-ho molt bé, de manera que quan la relació comenci existeixi la confiança necessà En aquest sentit, la cultura de les dues empreses, la que externalitza i la externalitzadora han de ser properes, almenys no han de ser incompatibles, aquest aspecte és molt important. - Coordinació
Establir terminis i programar totes les activitats d’inici a fi fins arribar a l’objectiu és fonamental. Tot procés d’externalització té una fase d’arrancada que és crítica, que cal planificar amb eines de gestió de projecte, per assolir el objectius de cost, temps i abast establerts inicialment. - Visó de futur i creixement
Externalitzar per externalitzar no té Aquest pas en una empresa s’ha de donar amb la convicció que no només suposarà una reducció en costos, sinó que permetrà també una major productivitat i competitivitat a la companyia. Abans d’externalitzar han d’estar molt clars els beneficis que s’esperen.
Com a recomanació pràctica us diria que comenceu per externalitzar activitats simples, que no suposin problemes des gestió interna complexes de resoldre, ja que l’externalització és com una tanca d’oli, si funcionen bé les primeres activitats continuem, sinó, es talla en sec i perdem els enormes avantatges que ens ofereix.
