Pasar del modelo tradicional a un modelo de logística colaborativa, tal y como comentaba hace algunas semanas en este post, supone un cambio radical para cualquier compañía; un cambio que tiene como base la implementación de una cultura colaborativa cuya máxima es la confianza y para la que se torna imprescindible una actitud de ganar/ganar por parte de la organización.
Hablaba también hace algunas semanas de la gran importancia de compartir proactivamente datos y resultados de la gestión como aspecto clave para el crecimiento de la cadena de suministro. Y es que este modelo tiene como base de funcionamiento la existencia de unos planes conjuntos de negocio e intercambio de información. Pero tras toda la teoría y premisas básicas de la logística colaborativa, surge el gran interrogante: ¿cómo se puede llevar a la práctica?
Podemos dividir las acciones en tres grandes grupos bien diferenciados y progresivos:
- Primero se debe a llevar a cabo una planificación del plan de negocio colaborativo, que debe incluir un acuerdo de comienzo y fin entre los socios.
Teniendo en cuenta que operar en base a una cultura colaborativa requiere de relaciones de máxima confianza, este primer punto es fundamental para establecer y forjar esa confianza entre las partes o socios. Es en este primer paso donde las organizaciones deben establecer las reglas de colaboración, definir las expectativas de ambas partes y poner sobre la mesa los recursos que se invertirán para ello.
Especificar aspectos como las oportunidades reales para optimizar los beneficios, los indicadores de desempeño o fijar los roles de cada socio; entre muchos otros aspectos, es fundamental para comenzar esa relación de confianza y alcanzar los objetivos.
El intercambio de información y comunicación constante sobre cada parte del proceso es la base de esta actividad y lo que permite generar una estrategia conjunta, que a su vez permitirá reducir al máximo las excepciones y realizar un seguimiento de la implantación fácil.
- La segunda fase tiene relación con la previsión de pedidos y de ventas.
Por lo general, la previsión de ventas es realizado por una de las partes, que posteriormente comunica a la otra parte implicada en el proceso, y finalmente ese pronóstico es utilizado como modelo o guía para la elaboración de la siguiente previsión.
Para decidir qué parte o socio implicado le corresponde iniciar la elaboración de la primera previsión de ventas, es fundamental indicar en qué fase se encuentra cada organización dentro de la cadena de abastecimiento.
Concluida y resuelta la cuestión anterior, es momento de identificar y realizar un listado de las excepciones a la previsión ventas. En otras palabras, teniendo en cuenta las hipótesis utilizadas para realizar la previsión, identificar claramente cómo actuamos en caso de desviación de cada una de ellas. Cuando iniciamos un proceso colaborativo es especialmente importante dejarlo todo muy claro y definir los objetivos, no sea que si las previsiones no se consiguen, nos echemos la culpa unos a otros. Finalizada la previsión de ventas, el siguiente paso es la elaboración de una previsión de pedidos. Y en este caso pasa exactamente lo mismo que en el caso de la previsión de ventas: exige indicar en qué fase del proceso se encuentra cada organización para decidir quien ha de elaborarlo.
Una vez indicados los escenarios y llegados a la conclusión de a quién corresponde elaborar la previsión de pedidos, se deben también identificar las excepciones a la previsión de pedidos elaborada.
- Y finalmente, el último gran paso consiste en el reabastecimiento.
En función de las competencias de cada parte y las conclusiones a las que se han llegado en el acuerdo inicial, los pedidos pueden ser generados por el proveedor o por el clientes. Independientemente de esos acuerdos iniciales, que pueden variar en función de los recursos, sistemas de información u otros aspectos determinantes, la parte fundamental es que cada pedido cumpla con las previsiones preestablecidos y permanezca incorruptible la intención y responsabilidad de todas las partes para cumplirlas.
Como conclusión final hay que decir que los primeros pasos de la implantación de un modelo colaborativo exigen un alto grado de transparencia y objetividad. Es especialmente importante definir claramente las hipótesis de partida, los indicadores de medida y mostrar una actitud permanente de intercambio de información. Este es el único camino para generar esa confianza tan esencial en las primeras fases. Una vez el proceso está rodado todo es más fácil, pero al inicio hay que tener especial cuidado en evitar echarnos la culpa unos a otros.
Resumiendo, triunfamos juntos o fracasamos juntos.
