El progreso de la tecnología avanza a pasos agigantados, provocando un gran impacto en todas las industrias y sectores, con un alcance universal que produce soluciones adaptativas por parte de las compañías.
Los departamentos de recursos humanos no son una excepción a esta realidad.
Largo, muy largo es el camino recorrido desde aquellos días en que el personal se gestionaba a través de hojas de cálculo.
Situación actual
Aunque las soluciones son múltiples, hay cierta debilidad a la hora de implantar nuevos sistemas tecnológicos en los departamentos de RRHH que permitan a los profesionales gestionar el capital humano de una manera eficiente.
Cierto es que cada vez es más frecuente en pymes y nuevas startups la realización de inversiones para la implantación de sistemas ERP. Sin embargo, la mayoría de estos sistemas están más enfocados a aspectos financieros, de producción o logísticos, y en algunos casos, no disponen de módulo de RRHH y hay que buscar soluciones externas.
Ante este escenario, los profesionales de RRHH se ven con una sobrecarga de datos e información realmente difícil de gestionar mediante métodos tradicionales, ya que actualmente, los departamentos de recursos humanos de una compañía no solo asumen tareas de gestión de personal como contrataciones , despidos o nóminas, sino que también son el nexo encargado de agilizar y mejorar la comunicación entre las compañía y sus empleados.
La tecnología en los recursos humanos
La comunicación interna de cualquier compañía puede ser compleja. Y es precisamente aquí donde las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) entran en juego, con el objetivo de agilizar estos procesos y trámites; además de encontrar herramientas multitarea que se encarguen de comunicar y que sean capaces de realizar las tareas administrativas que se tornan interminables.
Cuando hablamos de tecnología de recursos humanos, partimos de tres bases:
- Aplicaciones informáticas para la gestión íntegra de las personas
Se trata de softwares que ofrecen soluciones que abarcan múltiples procesos, como la selección de personal, la contratación, el análisis de indicadores de rendimiento, la formación continua, la definición de puestos trabajo, la prevención de riesgos, etc.
- El avance de las telecomunicaciones
Ha dado lugar a relaciones laborales a distancia. De alguna manera, ha contribuido a que disminuya el contacto personal, reducir las esperas, los errores y a que se reduzcan el número de oficinas. Los equipos de trabajo están cada vez más distribuidos geográficamente, se potencia el teletrabajo como herramienta clave para mejorar la eficiencia y la eficacia.
- Robótica
Ha permitido desarrollar continuos cambios en los procesos de producción, transformando los perfiles y reduciendo el índice de ocupación. Los robots ya hace tiempo que están en las fábricas, mientras que las actividades de backoffice todavía son muy manuales.
En cualquier caso ya hace tiempo que vemos los «bots» (abreviatura de robots) efectuando automáticamente tareas repetitivas a través de Internet, como dándonos hora para la cita al médico, informándonos sobre los servicios bancarios disponibles o gestionando nuestra conexión a un sistema de TV por pago. ¡Incluso detrás de las líneas eróticas hay bots!
Es evidente que estos softwares tienen un largo recorrido si los aplicamos a dar servicios a nuestros colaboradores en nuestras tediosas tareas de RRHH en el backoffice.
Soluciones TIC para la gestión de RRHH
Softwares de gestión completa (ERPs)
Actualmente es imprescindible para muchas compañías contar con un sistema que no sólo gestione tareas administrativas, como pueden ser calendarios, horarios, incidencias o vacaciones; sino que también permita cubrir a la empresa ante los cambiantes requisitos legales, por ejemplo.
Con este tipo de softwares unificamos las tareas y permitimos que los tiempos de ejecución se reduzcan considerablemente. Asimismo, para decidir el software de gestión completa (ERP) que más nos conviene, es clave saber el volumen que tiene la empresa. Para empresas de pequeñas dimensiones aún se pueden encontrar marcas de software que ofrecen soluciones sectoriales óptimas.
A medida que aumentamos el volumen de la empresa el abanico de posibles soluciones se reduce; podemos decir que fundamentalmente acabamos yendo a los ecosistemas hegemónicos, Microsoft o SAP. Cuando digo ecosistemas me refiero al modelo que ambas han puesto en marcha, definiendo una auténtica plataforma global que aísla el núcleo central (core) del ERP de todas las aplicaciones y parametrizaciones que si puedan desarrollar.
Este núcleo central se va actualizando periódicamente para incluir todas las modificaciones esenciales para garantizar nuevos servicios, los cambios legislativos para cada país o solucionar problemas del tipo que sea. Por encima de este núcleo no modificable le podemos «conectar» aplicaciones de todo tipo que den respuesta a todos los problemas empresariales, en el caso de los RRHH, la gestión de las nóminas, de la formación, prevención de riesgos, planes de carrera , control de los trabajadores, etc.
Todo ello en un contexto global y con actualizaciones prácticamente mensuales, de forma que siempre dispondremos de las últimas actualizaciones del «core» que mejora la eficiencia de nuestra gestión.
Esta arquitectura es necesaria para poder desarrollar la línea estratégica que han puesto en marcha estos dos gigantes del software y que les llevará a medio plazo a contemplar únicamente soluciones en la nube y con pago por servicio (SAS).
Este es uno de los puntos a tener en cuenta, el hecho de que la tendencia actual de «servitización» que afecta a todos los productos, en el caso del software y de los ERPs es definitiva.
Plataformas e-learning
El e-learning corporativo puede transformar toda una compañía.
En un mundo cada vez más competitivo, es esencial contar con personal especializado en tareas muy específicas. Y por eso, la formación es imprescindible. Gestionar la formación del equipo humano de una empresa no es tarea sencilla. Este es uno de los motivos por los que la formación e-learning se ha convertido en una gran solución con múltiples ventajas.
Hace apenas unos años era impensable contar con lo que este tipo de plataformas nos ofrecen: intranets que facilitan la comunicación entre profesores y alumnos, aulas en vivo, ejercicios interactivos, etc. No podemos olvidar la flexibilidad que esta solución ofrece tanto a la compañía como a los profesionales, permitiendo que la formación se adapte a las jornadas laborales.
Moodle es una de las soluciones e-learning más populares de las que disponen las empresas para implementar la formación a distancia mediante sus departamentos de RRHH. Pero, poco a poco, empiezan a aparecer otros, como evol Campus, por ejemplo.
Sistemas de registro, validación y firma
Adaptarse a los cambios y requisitos legales cumpliendo con la normativa y obligaciones es muy necesario, pero también implica muchos recursos. Hay herramientas TIC desarrolladas precisamente para ofrecer soluciones ante este tipo de normativas y exigencias legales de una forma más sencilla.
A través de ellas es posible gestionar de manera eficiente y segura la firma de documentos, validar horarios laborales de los empleados, registrar jornadas, etc…
Y gracias a los servidores en la nube (Cloud), todos los datos generados por las empresas son gestionadas prácticamente en tiempo real por las personas asignadas a ello; además, este tipo de servidores facilitan las tareas a los responsables de RRHH, permitiendo que puedan acceder a la información desde cualquier dispositivo.
En resumen, inmediatez y disponibilidad global son los valores diferenciales de estas soluciones.
Sistemas de firma electrónica como Docusign son un ejemplo de lo que estamos diciendo.
Herramientas de gamificación
Empecemos por el principio: ¿qué es la gamificación?
Se trata de la utilización de técnicas, elementos y dinámicas propias de juegos en actividades no recreativas, como el ámbito laboral. El objetivo es potenciar la motivación, reforzar la conducta para resolver problemas complejos, mejorar la productividad, potenciar el aprendizaje y evaluar los individuos.
Facilitar la interacción entre empleados o miembros de un equipo, incentivarlos a través de premios, juegos de niveles o rankings, puede aportarles una herramienta de apoyo y de motivación en el trabajo, además de mejorar la productividad y el compromiso con la empresa.
Ya hay múltiples herramientas que permiten implementar estas tareas y técnicas para informar e incentivar a los empleados.
Un buen ejemplo de ello es la empresa Questionpro, que ofrece una plataforma de gestión de programas de fidelidad basada en el comportamiento de los usuarios en línea. Esta herramienta permite recompensar a los usuarios con regalos personalizados.
Conclusión
Aunque a priori puede parecer una tarea compleja la implantación de este tipo de soluciones TIC desconocidas aún para muchas compañías y profesionales, debemos tener en cuenta que los proveedores están preparados para diseñar soluciones adaptadas a cada empresa, garantizando la puesta en marcha, formación inicial, apoyo técnico y asistencia continuada, para garantizar que su introducción y desarrollo posterior sean un éxito.
Mientras que la digitalización de las fábricas y de los procesos productivos ya es una realidad en muchas empresas, si miramos los procesos de backoffice de las compañías y, en especial, de la gestión de recursos humanos, vemos que queda un camino muy largo. Nos encontramos con procesos ineficientes, manuales y gestionados sin criterios de eficacia y eficiencia.
Resumiendo, lo que no debe hacerse desde los departamentos de RRHH es ignorar los avances y prescindir de herramientas actualizadas; solo así se podrá evitar que la empresa quede obsoleta ante el incesante avance tecnológico.
