El progrés de la tecnologia avança a passos de gegant, provocant un gran impacte en totes les indústries i sectors, amb un abast universal que produeix solucions adaptatives per part de les companyies.
Els departaments de recursos humans, no són una excepció a aquesta realitat.
Llarg, molt llarg és el camí recorregut des d’aquells dies en què el personal es gestionava a través de fulls de càlcul.
Situació actual
Tot i que les solucions són múltiples, hi ha certa debilitat a l’hora d’implantar nous sistemes tecnològics en els departaments de RRHH que permetin als professionals gestionar el capital humà d’una manera eficient.
Cert és que cada vegada és més freqüent en pimes i noves startups la realització d’inversions per a la implantació de sistemes ERP. No obstant això, la majoria d’aquests sistemes estan més enfocats a aspectes financers, de producció o logístics, i en alguns casos, no disposen de mòdul de RRHH i cal buscar solucions externes.
Davant d’aquest escenari, els professionals de RRHH es veuen amb una sobrecàrrega de dades i informació realment difícil de gestionar mitjançant mètodes tradicionals, ja que actualment, els departaments de recursos humans d’una companyia no només assumeixen tasques de gestió de personal com contractacions, acomiadaments o nòmines, sinó que també són el nexe encarregat d’agilitzar i millorar la comunicació entre les companyia i els seus empleats.
La tecnologia en els recursos humans
La comunicació interna de qualsevol companyia pot ser complexa. I és precisament aquí on les Tecnologies de la Informació i la Comunicació (TIC) entren en joc, amb l’objectiu d’agilitzar aquests processos i tràmits; a més de trobar eines multitasca que s’encarreguin de comunicar i que siguin capaces de realitzar les tasques administratives que esdevenen inacabables.
Quan parlem de tecnologia de recursos humans, partim de tres bases:
- Aplicacions informàtiques per a la gestió íntegra de les persones
Es tracta de programaris que ofereixen solucions que abasten múltiples processos, com la selecció de personal, la contractació, l’anàlisi d’indicadors de rendiment, la formació continua, la definició de llocs treball, la prevenció de riscos, etc.
- 2. Avanç de les telecomunicacions
Ha donat lloc a relacions laborals a distància. D’alguna manera, ha contribuït a que disminueixi el contacte personal, reduir les esperes i els errors i al fet que es redueixin el nombre d’oficines. Els equips de treball estan cada cop més distribuïts geogràficament, es potencia el teletreball com a eina clau per millorar l’eficiència i l’eficàcia.
- Robòtica
Ha permès desenvolupar continus canvis en els processos de producció, transformant els perfils i reduint l’índex d’ocupació. Els robots ja fa temps que estan a les fàbriques, mentre que les activitats de backoffice encara són molt manuals.
En qualsevol cas ja fa temps que veiem els “bots” (abreviatura de robots) efectuant automàticament tasques repetitives a través d’Internet, com donant-nos hora per la cita al metge, informant-nos sobre els serveis bancaris disponibles o gestionant la nostra connexió a un sistema de TV per pagament. Fins i tot darrera les línies eròtiques hi ha bots !.
Es evident que aquests programaris tenen un llarg recorregut si els apliquem a donar serveis als nostres col·laboradors en les nostres tedioses tasques de RRHH en el backoffice.
Solucions TIC per a la gestió de RRHH
Softwares de gestió complerta (ERPs)
Actualment esdevé imprescindible per a moltes companyies comptar amb un sistema que no només gestioni tasques administratives, com poden ser calendaris, horaris, incidències o vacances; sinó que també permeti cobrir a l’empresa davant els canviants requisits legals, per exemple.
Amb aquest tipus de programaris unifiquem les tasques i permetem que els temps d’execució es redueixin considerablement. Alhora de decidir el software de gestió complerta (ERP) que més ens convé, es clau saber el volum que té lempresa. Per empreses de petites dimensions encara es poden trobar marques de software que ofereixen solucions sectorials òptimes.
A mesura que augmentem el volum de l’empresa cal dir que el ventall de possibles solucions es redueix; podem dir que fonamentalment acabem anat als ecosistemes hegemònics, Microsoft o SAP. Quan dic ecosistemes em refereixo al model que ambdues han posat en marxa, definint una autèntica plataforma global que aïlla el nucli central (core) del ERP de totes les aplicacions i parametritzacions que si puguin desenvolupar.
Aquest nucli central es va actualitzant periòdicament per incloure totes les modificacions essencials per garantir nous serveis, els canvis legislatius per països o solucionar problemes del tipus que sigui, de la resta. Per sobre d’aquest nucli no modificable li podem “connectar” aplicacions de tot tipus que donin resposta a tots els problemes empresarials, en el cas dels RRHH, a la gestió de les nòmines, de la formació, prevenció de riscos, plans de carrera, control dels treballadors, etc.
Tot això en un context global i amb actualitzacions pràcticament mensuals, de forma que sempre disposarem de les últimes actualitzacions del “core” que millorin l’eficiència de la nostra gestió.
Aquesta arquitectura és necessària per poder desenvolupar la línia estratègica que han engegat aquests dos gegants del software i que els portarà a mig termini a contemplar únicament solucions en el núvol i amb pagament per servei (SAS).
Aquest és un dels punts que cal tindre en compte, el fet de que la tendència actual de “servitització” que afecta a tots els productes, en el cas del software i dels ERPs és definitiva.
Plataformes e-learning
L’e-learning corporatiu pot transformar tota una companyia.
En un món cada vegada més competitiu, esdevé essencial comptar amb personal especialitzat en tasques molt específiques. I per això, la formació és imprescindible. Gestionar la formació de l’equip humà d’una empresa no és tasca senzilla. Per això la formació e-learning s’ha convertit en una gran solució amb múltiples avantatges
Fa tot just uns anys era impensable comptar amb el que aquest tipus de plataformes ens ofereixen: intranets que faciliten la comunicació entre professors i alumnes, aules en viu, exercici interactius, etc. No podem oblidar la flexibilitat que aquesta solució ofereix tant a la companyia com als professionals, permetent la formació adaptant-se a les jornades laborals.
Moodle és una de les solucions e-learning més populars de què disposen les empreses per implementar la formació a distància mitjançant els seus departaments de RRHH. Però a poc a poc comencen a aparèixer altres, com evol Campus per exemple.
Sistemes de registre, validació i signatura
Adaptar-se als canvis i requisits legals complint amb la normativa i obligacions és molt necessari, però també implica molts recursos. Hi ha eines TIC desenvolupades precisament per oferir solucions davant aquest tipus de normatives i exigències legals d’una forma més senzilla.
A través d’elles és possible gestionar de manera eficient i segura la signatura de documents, validar horaris laborals dels empleats, registrar jornades …
I gràcies als servidors al núvols (Cloud), totes les dades generades per les empreses són gestionades pràcticament en temps real per les persones assignades a això; a més, aquest tipus de servidors faciliten les tasques als responsables de RRHH, permetent que puguin accedir a la informació des de qualsevol dispositiu.
Ras i curt, immediatesa i disponibilitat global són els valors diferencials d’aquestes solucions.
Sistemes de firma electrònica com Docusign són un exemple del que estem dient.
Eines de gamificació
Comencem pel principi: què és la gamificació?
Es tracta de la utilització de tècniques, elements i dinàmiques pròpies de jocs en activitats no recreatives, com l’àmbit laboral. L’objectiu és potenciar la motivació, reforçar la conducta per resoldre problemes complexos, millorar la productivitat, potenciar l’aprenentatge i avaluar els individus.
Facilitar la interacció entre empleats o membres d’un equip, incentivar-los a través de premis, jocs de nivells o rànquings, pot aportar-los una eina de suport i de motivació en el treball, a més de millorar la productivitat i el compromís amb l’empresa.
Ja hi ha múltiples eines que permeten implementar aquestes tasques i tècniques per tal d’informar i incentivar als empleats.
Un bon exemple d’això és la startup Badgeville, que ofereix una plataforma de gestió de programes de fidelitat basada en el comportament dels usuaris en línia. Aquesta eina permet recompensar als usuaris amb regals personalitzats.
Conclusió
Encara que a priori pot semblar una tasca complexa la implantació d’aquest tipus de solucions TIC desconegudes encara per moltes companyies i professionals, hem de tenir en compte que els proveïdors estan preparats per dissenyar solucions adaptades a cada empresa, garantint la posta en marxa, formació inicial, suport tècnic i assistència continuada, per garantir que la seva introducció i desenvolupament posterior siguin un èxit.
Mentre que la digitalització de les fàbriques i dels processos productius ja és una realitat en moltes empreses, si mirem els processos de backoffice de les empreses i en especial, a la gestió de recursos humans, veiem que queda un camí molt llarg. Ens trobem amb processos ineficients, manuals i gestionats sense criteris d’eficàcia i eficiència.
Resumint, el que no s’ha de fer des dels departaments de RRHH és ignorar els avenços i prescindir d’eines actualitzades; només així es podrà evitar que l’empresa quedi obsoleta davant l’incessant avanç tecnològic.
